Automatiser les approbations avec Power Automate
Achats, congés, dépenses, contrats : les approbations sont partout. Traitées par courriel, elles se perdent, prennent du retard et laissent peu de traces. Power Automate transforme cette boucle en un processus fluide, rapide et entièrement traçable.
Pourquoi automatiser les approbations
Une approbation manuelle dépend de la disponibilité d'une personne et de sa boîte de réception. Automatisée, elle est routée au bon responsable, relancée si nécessaire, et la décision est enregistrée automatiquement — sans qu'on ait à courir après qui que ce soit.
Les étapes du flux
Déclencher
Un formulaire soumis ou un élément créé lance la demande.
Demander
Le bon responsable reçoit la demande d'approbation.
Décider
Selon la réponse, le flux suit le bon chemin.
Conclure
La décision est enregistrée et les parties sont notifiées.
Comment le construire
- Déclencheur : « Quand un élément est créé » (SharePoint, Dataverse) ou « Quand un formulaire est soumis ».
- Action « Démarrer et attendre une approbation » : choisissez le type (approuver/rejeter) et l'approbateur.
- Condition : si approuvé, mettez à jour le statut ; sinon, notifiez le demandeur avec le motif.
- Enregistrement : consignez la décision, la date et le commentaire pour la traçabilité.
Bonnes pratiques
- Prévoyez une relance automatique après quelques jours sans réponse.
- Gérez la délégation et les absences pour ne jamais bloquer une demande.
- Pour les montants élevés, ajoutez une approbation à plusieurs niveaux.
- Conservez un journal complet : qui a approuvé quoi, quand et pourquoi.
Vous croulez sous les approbations par courriel ? Voyons comment les automatiser chez vous.
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